Pour concevoir efficacement le budget de ton projet, une méthode consiste dans un premier temps à lister tous les éléments qui te viennent en tête et qui peuvent avoir un lien avec l’aspect financier du projet : toutes les dépenses (achat de matériel, location de salle, impressions d’affiches, achat d’un nom de domaine pour un site internet, parution de petite annonce dans un journal, location d’un camion, achat de billet d’avion, coût des repas de bénévoles, etc. !) et toutes les recettes (subventions, dons, apports personnels, entrées payantes, prêt de matériel etc.) doivent apparaître.

Pour faciliter la compréhension du budget, il est préférable de l’envisager sous la forme d’un tableau comprenant les colonnes suivantes :
- Intitulé : il s’agit du titre/résumé de la recette/dépense. Si une quantité existe, il faut la préciser à cet endroit (ex : repas pour les bénévoles – x 20 )
- Description éventuelle : il s’agit d’un complément d’information à apporter. En général, la description n’apparaît pas dans le budget final mais peut t’aider à te souvenir d’un élément important
- Dépenses : il s’agit de mentionner dans cette colonne les dépenses du projet
- Recettes : il s’agit de mentionner dans cette colonne les recettes du projet Chaque ligne permettra de distinguer un élément du budget : par exemple, le coût des repas pour les bénévoles sera mis sur une ligne, tandis que le coût de la location d’un camion le sera sur une autre, et l’argent gagné grâce aux entrées du spectacle sur une autre ligne encore.

Lorsque toutes les lignes de dépenses/recettes ont été renseignées dans le tableau du budget, on déduit les valorisations, c’est à dire qu’on ajoute une ligne pour tous les éléments prêtés ou donnés pour le projet, en estimant leur coût s’ils avaient dû être payés. Enfin, lorsque toutes les données ont été renseignées, il convient d’effectuer le total en ajoutant une ligne « total », reprenant tout d’abord le total des dépenses, puis des recettes, et faisant la différence des deux pour obtenir le total général.

Le Budget Prévisionnel est un budget idéal qui doit faire apparaître toutes les dépenses et toutes les recettes nécessaires à la réalisation du projet, évaluées le plus précisément possible. Il évoluera au fur et à mesure de l’avancée de votre projet : pense à le dater afin de montrer qu’il est évolutif ! 

Attention : Il ne faut pas minimiser la valeur des choses, et chaque dépense annoncée doit être justifiée.

Dépenses :
- Liste vos besoins financiers sans les sous-évaluez : ton projet manquerait de crédibilité et ne pourrait être réalisé ;
- Pense aux frais de fonctionnement (le téléphone, les courriers, les déplacements, les assurances, les frais de communication…) ;
- Compléte-le avec des devis pour être le plus précis et réaliste possible ;

Recettes :
- Avec ton équipe, faites le total de tous les apports financiers envisagés ou acquis : bourses, partenariats, parrainages, etc. ;
- Indiquez la part de financement personnel (souvent appréciée des organismes de soutien) ;
- Mentionnez la valeur des moyens logistiques déjà prévus (si on vous prête une salle, du matériel…) dans la ligne "valorisations" ;

Attention ! Le budget doit, à la fin, être équilibré : c'est-à-dire que les recettes doivent correspondre aux dépenses. Pensez également à intégrer une marge d’imprévus de 5 à 10 % du budget total.
 

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